Propuesta de Desarrollo

1. Resumen Ejecutivo

El Desafío

JM Contadores lleva la contabilidad de una cartera formada sobre todo por personas físicas con actividad profesional, con un equipo de 15 colaboradores y dos socias. Cada mes el equipo repite a mano el mismo ciclo: en los primeros tres días descarga los XML emitidos y recibidos del SAT con una herramienta de terceros bajo licencia; entre el día cinco y el diez pide estados de cuenta y registros al cliente; concilia ingresos por sucursal contra bancos y gastos por efectivo, transferencia y tarjeta; calcula el ISR en hojas de cálculo, y presenta las declaraciones antes del día 17.

De ese proceso salen los dolores que el jefe de equipo describió en la sesión del 8 de octubre:

• Multas por complementos PPD faltantes. Si una factura en parcialidades no tiene complemento de pago, el IVA no es acreditable y llegan cartas invitación y multas. Hoy se detecta a mano, factura por factura, y se avisa al cliente para que lo pida al proveedor.
• Facturas PUE que no coinciden con el banco. El SAT fiscaliza por el método de pago timbrado, no por el movimiento real; cuando no coinciden hay que cancelar o corregir antes de una revisión.
• Seguimiento disperso. Pagos parciales y conceptos no identificados se aclaran por videollamada y chats de grupo durante el interperiodo.
• Dependencia de licencias externas para descargar del SAT y para revisar complementos ligados a varias facturas.
• Sin manual de procedimientos: el conocimiento pasa de persona a persona y los contadores son operativos, no asesores.
• Sin visibilidad para el cliente final: no hay forma simple de mostrarle ingresos contra gastos, gastos no deducibles ni el estatus de sus declaraciones.

La Solución

Una plataforma web propia del despacho que automatiza la preconciliación y el ciclo mensual de personas físicas, y que después da a sus clientes un portal con su información. Se construye en cinco módulos. El primero, la preconciliación inteligente, entra en piloto con tres a cinco clientes reales del despacho antes de extenderse a toda la cartera; con el piloto aprobado siguen la descarga masiva del SAT, el cálculo de ISR, el seguimiento y cobranza, y el portal de clientes.

Hay dos formas de contratar el mismo alcance: como servicio mensual de $3,000 MXN + IVA que incluye construcción, operación y soporte, o como proyecto a precio fijo de $45,000 MXN + IVA en dos pagos. Se detallan en la sección 5.

2. Descripción de la Solución

Cinco módulos sobre una misma plataforma. El primero resuelve el paso que más tiempo consume y más multas genera; los siguientes quitan la licencia externa, automatizan el cálculo, centralizan el seguimiento y abren la información al cliente.

Fase 1: el módulo M1 en piloto

En las dos opciones el trabajo arranca con M1 y un piloto con tres a cinco clientes personas físicas del despacho. Las reglas de clasificación y las alertas se ajustan con el jefe de equipo sobre datos reales antes de extender el sistema a la cartera completa. Con el piloto aprobado, el orden de construcción sigue M2 → M3 → M4 → M5.

Principios de arquitectura

• Aplicación web responsiva, usable desde la oficina y desde el teléfono, sin instalación.
• Datos fiscales y bancarios cifrados en reposo y en tránsito; acceso por usuario con roles (socia, jefe de equipo, contador, cliente final).
• Motor de coincidencias con inteligencia artificial y reglas explícitas: cada sugerencia muestra su certeza y el contador confirma; nada se declara sin revisión humana.
• Infraestructura en Google Cloud, administrada por Zulunity en la Opción A o abierta a nombre del despacho en la Opción B.
• Integraciones: descarga del SAT (M2), correo y WhatsApp (M4). Sin dependencia de Aspel o Compaq en esta etapa.

3. Alcance y Entregables

Catorce entregables verificables, ordenados por el módulo al que pertenecen. Los ocho primeros forman la fase 1 y cierran con el piloto.

Fuera de Alcance (Fases Futuras)

4. Cronograma

Dieciséis semanas estimadas: catorce de construcción en seis fases y dos de colchón al final. El calendario se confirma en la sesión de arranque una vez validados accesos, muestras del piloto y disponibilidad del jefe de equipo. En la Opción A la mensualidad paga este mismo calendario.

5. Inversión

Dos formas de contratar el mismo alcance: una mensualidad que lo incluye todo, o el proyecto a precio fijo en dos pagos. Cambian la forma de pago, quién opera el sistema y a quién pertenecen las cuentas.

Qué incluye cada opción

6. Soporte y Mantenimiento

Niveles de atención

7. Términos y Condiciones

1. Infraestructura y Servicios de Terceros: En la Opción A, hospedaje, base de datos, respaldos y servicios de nube quedan incluidos en la mensualidad y las cuentas de infraestructura son de Zulunity. En la Opción B, las cuentas de nube, dominio y mensajería se abren a nombre del despacho, que paga sus consumos. La licencia actual de descarga del SAT permanece a nombre y cargo del despacho hasta que entre el módulo M2.
2. Validación Funcional: La propuesta contempla una sesión de arranque para cerrar reglas de clasificación, bancos del piloto, catálogos base y responsables. Si durante el desarrollo aparecen cambios estructurales al proceso o reglas no documentadas, se evaluará su impacto en alcance, tiempo y costo.
3. Propiedad de los Datos y Confidencialidad: En ambas opciones, los XML, estados de cuenta y papeles de trabajo son propiedad del despacho y de sus clientes, con derecho de exportación en formato estándar en cualquier momento. Antes de recibir datos reales se firma un acuerdo de confidencialidad y un anexo de tratamiento de datos personales conforme a la LFPDPPP; la información se guarda en un entorno dedicado con acceso restringido.
4. Propiedad del Código: En la Opción A, durante la vigencia el código es de Zulunity y el despacho recibe una licencia de uso; cumplido el plazo mínimo de seis meses, con la última mensualidad pagada, la propiedad intelectual del código se cede al despacho. En la Opción B se cede al liquidar el 100%, con entrega del repositorio completo. En ambos casos Zulunity conserva su conocimiento residual y sus herramientas y plantillas preexistentes.
5. Cambios al Alcance: Cualquier funcionalidad adicional no contemplada en esta propuesta (personas morales, PAC, contabilidad electrónica, nómina) se analiza y cotiza por separado.
6. Servicios del SAT y de terceros: La descarga masiva depende de la disponibilidad de los servicios del SAT y del consentimiento de cada contribuyente para el uso de su CIEC; los avisos por WhatsApp dependen de las políticas y tarifas de Meta. Zulunity no responde por interrupciones de esos servicios.
7. Responsabilidad fiscal: La plataforma prepara preconciliaciones, alertas y papeles de trabajo que el contador revisa y aprueba. La determinación de impuestos y la presentación de declaraciones siguen siendo responsabilidad del despacho ante sus clientes y ante la autoridad.
8. Vigencia y terminación: Esta propuesta es válida 30 días naturales a partir de su fecha. En la Opción A, vigencia anual renovable con permanencia mínima de seis meses y terminación anticipada con quince días de aviso por escrito después de ese plazo. En la Opción B, tras la entrega formal y la liquidación, Zulunity queda deslindado de la operación y evolución del sistema salvo contratación del mantenimiento opcional.

8. Próximos Pasos

• Aprobación de la Propuesta — Las socias del despacho validan alcance, opción comercial, importes y calendario estimado.
• Firma de Contrato — Formalización del arranque conforme a la opción elegida.
• Primer pago — Primera mensualidad (Opción A) o anticipo del 50% (Opción B). Activa recursos y calendariza al equipo.
• Sesión de arranque — Acuerdo de confidencialidad y anexo de datos; reglas del despacho por escrito; muestras de XML y estados de cuenta de los clientes del piloto; responsable del despacho y grupo de coordinación.
• Inicio de Desarrollo — Arranque en la semana siguiente a la acreditación del primer pago, con revisiones por fase y el piloto de preconciliación en la semana 6.

Versión en PDF de esta propuesta: JM_Contadores_Propuesta_v0.9.pdf